1. Общие положения
1.1. Правила обработки персональных данных в ООО «АФ-Софт» (далее — Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.
1.2. Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон), постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
1.3. В рамках настоящих Правил оператором персональных данных является ООО «АФ-Софт» (далее — Оператор, ООО «АФ-Софт»).
1.4. Обработка персональных данных осуществляется ООО «АФ-Софт» с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
1.5. Термины и понятия, используемые в настоящих Правилах, применяются в значениях, определенных в статье 3 Федерального закона.
2. Цели и основание обработки персональных данных
2.1. Обработка персональных данных осуществляется в целях реализации функций и осуществления полномочий, возложенных на ООО «АФ-Софт» в случаях, установленных Федеральным законом.
2.2. В перечень персональных данных, обрабатываемых в ООО «АФ-Софт», могут входить:
3. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются
3.1. В соответствии с Правилами обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:
1) физические лица, оставляющие заявки на сайте ООО «АФ-Софт»;
2) физические лица, состоящие в гражданско-правовых отношениях с ООО «АФ-Софт»;
3) физические лица, обращающиеся в ООО «АФ-Софт» с предложениями, заявлениями и жалобами, а также с устными обращениями, требующими рассмотрения и ответа в установленном порядке.
4. Порядок обработки персональных данных
4.1. В ООО «АФ-Софт» обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения коммерческой деятельности.
4.2. Персональные данные физических лиц, обратившихся в ООО «АФ-Софт» лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, заявки, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.
4.3. Обработка персональных данных, осуществляемая ООО «АФ-Софт», включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
4.4. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в ООО «АФ-Софт» в целях исполнения коммерческой деятельности, осуществляется путем:
4.4.1. получения оригиналов необходимых документов (заявление);
4.4.2. заверения копий документов;
4.4.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).
4.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).
4.6. ООО «АФ-Софт» запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.7. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) ООО «АФ-Софт» осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
5. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах
5.1. Доступ к персональным данным имеют сотрудники Оператора, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей. Перечень сотрудников, имеющих право доступа к персональным данным, устанавливается внутренним нормативным актом ООО «АФ-Софт».
Сотрудникам ООО «АФ-Софт», имеющим право осуществлять обработку персональных данных в информационных системах ООО «АФ-Софт», предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе ООО «АФ-Софт». Доступ предоставляется к прикладным программным подсистемам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами (должностными инструкциями) сотрудников ООО «АФ-Софт».
5.2. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных уполномоченными лицами незамедлительно принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.
6. Сроки обработки и хранения, защита персональных данных
6.1. Согласие субъекта на обработку персональных данных действует в течение 5 лет. По истечении указанного срока действие согласия считается продленным на каждые следующие 5 лет при отсутствии сведений о его отзыве.
6.2. Под защитой персональных данных понимается комплекс мер (организационно-распорядительных, технических, юридических), направленных на предотвращение неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных субъектов, а также от иных неправомерных действий.
6.3. Защита персональных данных осуществляется за счёт Оператора в порядке, установленном Федеральным законом. Оператор при защите персональных данных принимает все необходимые организационно-распорядительные, юридические и технические меры, в том числе:
Общую организацию защиты персональных данных осуществляет руководитель ООО «АФ-Софт».
Сотрудник Оператора, имеющий доступ к персональным данным в связи с исполнением трудовых обязанностей:
Допуск к персональным данным сотрудникам Оператора, не имеющим надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляет руководитель ООО «АФ-Софт».
7. Порядок уничтожения персональных данных
7.1. Обезличивание персональных данных происходит по письменному заявлению субъекта персональных данных.
При обезличивании персональные данные в информационных системах заменяются набором символов, по которому невозможно определить принадлежность персональных данных к конкретному лицу. Бумажные носители документов при обезличивании персональных данных уничтожаются.
7.2. Уничтожение персональных данных подразумевает прекращение какого-либо к ним доступа. При уничтожении персональных данных работники Оператора не могут получить доступ к персональным данным в информационных системах. Бумажные носители документов при уничтожении персональных данных уничтожаются, персональные данные в информационных системах обезличиваются. Персональные данные восстановлению не подлежат.